Voorwaarden

Hoofdstuk 1. Toekenning van het brevet

a. Procedure voor toekenning

• De titel van "Gebrevetteerd Hofleverancier van België" kan verleend worden aan een particulier of aan een persoon die de hoogste functie bekleedt in een bedrijf, na het indienen van een schriftelijke aanvraag bij de Heer Intendant van de Civiele Lijst van de Koning.
• Om de aanvraag te kunnen beoordelen moeten alle gegevens over de aanvrager verstrekt worden, evenals de nodige rechtvaardiging voor de aanvraag.

b. Voorwaarden voor toekenning

• De Koning verleent de titel van "Gebrevetteerd Hofleverancier van België" na onderzoek door en op advies van de Intendant van de Civiele Lijst van de Koning. Deze raadpleegt indien nodig vooraf de vzw De Gebrevetteerde Hofleveranciers van België.
• Er wordt geen rechtvaardiging gegeven bij de beslissing tot het al dan niet toekennen van het brevet.
• Het advies van de Intendant van de Koning steunt onder meer op bepaalde objectieve criteria, zonder echter andere elementen uit te sluiten die nog in aanmerking kunnen genomen worden:
  • de achtbaarheid van de aanvrager;
  • de particulier of het bedrijf moet een maatschappelijke zetel hebben in België en er ingeschreven zijn in het Handelsregister;
  • de aanvrager moet sinds minstens 5 jaar voor de Civiele Lijst van de Koning leveringen en/of prestaties uitgevoerd hebben, die voldeden qua kwaliteit en kwantiteit;
  • algemeen gesteld zullen slechts die leveringen of prestaties in aanmerking worden genomen die rechtstreeks gebeurden aan de Civiele Lijst van de Koning. Nochtans kunnen in bepaalde bijzondere gevallen ook onrechtstreekse leveringen (hetzij door onderaannemers, hetzij via andere instanties dan de Civiele Lijst) in beschouwing genomen worden, afhankelijk van de aan het Huis van de Koning bewezen dienst.

c. Titularis van het brevet

De titel van "Gebrevetteerd Hofleverancier van België" wordt toegekend door uitreiking van een brevet:

• persoonlijk, op naam van een particulier of van de persoon die de hoogste bestuursfunctie bekleedt in de onderneming, voor zover hijzelf de relaties verzekert met het Huis van de Koning (= Titularis van het Brevet);
• zo dit niet het geval is, nominaal aan de hoogste bestuursfunctie in de onderneming, voor zover ook een verantwoordelijke, in functie in die onderneming, nominaal aangeduid wordt die persoonlijk instaat voor de relaties met het Huis van de Koning (= Gemachtigd Titularis).

De aangeduide personen aanvaarden de verantwoordelijkheden die aan de toekenning van het brevet verbonden zijn. De aanvaarding wordt vastgelegd in een schriftelijke verbintenis, ondertekend door de betrokken personen.

d. Geldigheid van het brevet

• Het brevet wordt toegekend voor een hernieuwbare periode van 5 jaar. De titularis moet niet opnieuw een aanvraag indienen, het dossier wordt na 5 jaar automatisch onderzocht door de Intendant van de Civiele Lijst die, zo nodig, het advies vraagt van de vzw De Gebrevetteerde Hofleveranciers van België. De Intendant laat dan aan de titularis weten of het brevet al dan niet toegekend blijft. Er wordt in geen geval een verantwoording gegeven bij de beslissing en er is geen beroep mogelijk.
• Behalve na 5 jaar, kan het brevet op elk ogenblik ingetrokken worden zonder rechtvaardiging. Dit gebeurt hoe dan ook in de volgende gevallen:
  • troonswisseling;
  • verandering van de nominaal aangeduide verantwoordelijke (Titularis of Gemachtigd Titularis);
  • wijziging in de onderneming (faillissement, concordaat, stopzetting, liquidatie, etc.);
  • ernstige overtreding van de regels.
• Bij een belangrijke wijziging in het aandeelhouderschap behoudt de Intendant van de Civiele Lijst zich het recht voor om te onderzoeken of het brevet kan toegekend blijven.
• De titularis moet de Intendant van de Civiele Lijst onmiddellijk inlichten zodra zich wijzigingen voordoen zoals hiervoor aangegeven.

e. Termijnen

Het onderzoek van de nieuwe aanvragen en van de brevetten die sinds 5 jaar werden uitgereikt, gebeurt jaarlijks. De beslissing wordt meegedeeld in de loop van de eerste helft van november. Een geactualiseerde lijst van de erkende Gebrevetteerde Hofleveranciers zal jaarlijks tegen 15 november gepubliceerd worden.

Hoofdstuk 2. Voorrechten

a. Het brevet geeft de titularis geen recht op een monopolie, noch op de continuïteit van de leveringen.

b. Het recht om de titel van "Gebrevetteerd Hofleverancier van België" te mogen voeren wordt verworven door de uitreiking van een brevet. Het is kosteloos, het behoort niet toe aan de titularis, noch aan de onderneming en moet naar de Civiele Lijst teruggestuurd worden wanneer het ingetrokken wordt. Het mag niet gereproduceerd worden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Intendant van de Civiele Lijst.

c. Aan de titel "Gebrevetteerd Hofleverancier van België" is voor de titularis het recht verbonden om de afbeelding van het Koninklijk Wapen te gebruiken, onder de volgende voorwaarden.

• Algemene voorwaarden:
  • het gebruikte Koninklijk Wapen moet volledig overeenstemmen met het model dat kan bekomen worden bij de vzw De Gebrevetteerde Hofleveranciers van België;
  • het wordt bij voorkeur afgebeeld met de tekst in een, of samen met een andere officiële landstaal, in overeenstemming met het model van de vzw De Gebrevetteerde Hofleveranciers van België;
  • bij het gebruik ervan zal men blijk geven van discretie en goede smaak;
  • het gebruik ervan mag geen enkele binding suggereren tussen de houder van het brevet en een andere firma;
  • geen enkel ander koninklijk embleem (kronen, monogrammen, ...) mag gebruikt worden;
  • het mag in geen geval gebruikt worden als fabrieksmerk;
  • de titel "Gebrevetteerd Hofleverancier van België" en de naam van de titularis of van de onderneming moeten erbij vermeld worden;
  • de afbeelding moet steeds in verhouding zijn met de context;
  • overdruk of anders afbeelden dan het model, is niet toegelaten.
• Bijzondere voorwaarden
  Het Koninklijk Wapen mag gebruikt worden op:
  • de producten, dit wil zeggen uitsluitend op de artikelen gefabriceerd en verdeeld onder de naam van de persoon of van het bedrijf, houder van het brevet, of onder zijn merk (bijvoorbeeld: een fles, een doos voor pralines, … is een product en geen verpakking):
    • de titularissen worden in twee categorieën ingedeeld: de categorie "P" voor de producenten en fabrikanten, en de categorie "D" voor de groothandelaars, verdelers, kleinhandelaars en dienstverleners. Enkel de titularissen onder de categorie "P" mogen het Koninklijk Wapen op hun producten plaatsen. Voor de producten verkocht door een onderneming die behoort tot de categorie "D", geldt als algemene regel dat het Koninklijk Wapen niet op de gecommercialiseerde producten mag geplaatst worden. Uitzonderlijk kan hiervoor nochtans toelating gegeven worden door de Intendant van de Civiele Lijst, bijvoorbeeld voor producten die in belangrijke hoeveelheden aan het Huis van de Koning geleverd worden;
    • de afbeelding van het Koninklijk Wapen mag slechts eenmaal op een product voorkomen;
  • verpakkingen:
    • onder verpakking wordt verstaan, elk omhulsel dat specifiek bestemd is om het product te beschermen;
    • het Koninklijk Wapen mag er maximum twee keer op afgebeeld worden, maar zodanig dat ze niet samen zichtbaar is (naargelang de gezichtshoek);
  • commerciële en administratieve documenten, met één enkele afbeelding van het Wapen;
  • reclamedocumenten:
    • met één enkele afbeelding van het Wapen;
    • gezien de in dit geval vereiste omzichtigheid, is het aangewezen de raadgevingen te volgen van de vzw De Gebrevetteerde Hofleveranciers van België;
  • gebouwen die rechtstreeks toebehoren aan of gehuurd worden op naam van de hoofdzetel in België, ongeacht of die gebouwen in België of in het buitenland gelegen zijn;
  • voertuigen die gebruikt worden voor de leveringen, evenals op de transportmiddelen die uitsluitend en rechtstreeks bestemd zijn voor de uitoefening van de hoofdactiviteitvan een vervoersonderneming:
    • de toelating hiervoor moet echter gevraagd worden aan de Intendant van de Civiele Lijst, aan wie het project eerst moet voorgelegd worden;
    • op een transportmiddel zijn slechts twee afbeeldingen van het Koninklijk Wapen toegelaten (ze mogen niet samen zichtbaar zijn);
• een stand op een handelsbeurs, op voorwaarde dat die rechtstreeks uitgebaat wordt door de titularis.

Hoofdstuk 3. Regels inzake deontologie

a. Algemeen principe

Als algemeen principe geldt dat men over de relaties met de Koninklijke Familie en het Hof gereserveerd moet zijn en een absolute discretie in acht moet nemen.

b. De titularis zal in elk geval vermijden:

• zich te associëren met persberichten over de Koninklijke Familie;
• foto’s te gebruiken van de Koninklijke Familie zonder de uitdrukkelijke toelating van de Intendant van de Civiele Lijst;
• mondeling of via beeldmateriaal te verwijzen naar een prestatie voor, of een levering aan de Koninklijke Familie;
• naar het privéleven van de Koninklijke Familie te verwijzen of naar om het even welk gebruik van een product door een lid van de Koninklijke Familie.

c. De titularis stuurt best elke vraag van de media over het brevet door naar de vzw De Gebrevetteerde Hofleveranciers van België. Het is ook belangrijk dat hij beroep doet op de vzw voor advies over elke deontologische kwestie.

d. De titularis zal er ook over waken dat hij niet enkel het Paleis, maar zonder uitzondering al zijn klanten van de goede kwaliteit van zijn diensten laat genieten.

Hoofdstuk 4. De vereniging van de Gebrevetteerde Hofleveranciers van België.

a. De vzw De Gebrevetteerde Hofleveranciers van België werd opgericht in 1988. Ze verenigt op ideale wijze alle Titularissen (of Gemachtigde Titularissen) van het brevet.

b. Ze heeft tot doel:

• de belangen te verdedigen van de houders van het brevet;
• deze personen te verenigen en hun samenhang te stimuleren;
• zich in te zetten voor de belangen, de faam en de ontplooiing van de vereniging en haar leden;
• elk misbruik tegen te gaan of te laten vervolgen.

c. Een titularis is niet verplicht lid te worden van de vereniging. Alle titularissen, dus ook zij die geen lid zijn, moeten zich wel bij de vereniging laten registreren volgens de procedures eigen aan de vzw.

d. De vzw is het gemachtigde communicatiekanaal tussen de titularissen en het Koningshuis en moet daarom ook beschouwd worden als gemachtigd adviesorgaan.

e. De Intendant van de Civiele Lijst zal beroep doen op de vzw voor elke materie waarvoor hij haar advies nodig acht, vooral bij het onderzoek van nieuwe kandidaturen of naar aanleiding van de vijfjaarlijkse herzieningen.

f. De vzw is voor de titularissen, al of niet lid ervan, het geëigende orgaan tot wie ze zich kunnen richten voor elk probleem betreffende de rechten en de regels verbonden aan het brevet.